HOME > 個人情報保護方針

個人情報保護方針

株式会社ILSシモダオフィス(以下、当法人といいます)は、外国人の方の在留関連申請手続き代行を行っております。なお、法律上行政書士事務所でしか行えない業務は、行政書士事務所である合同事務所ILSが行います。 この業務を行うに当たり、お客様よりお預かりしている個人情報の保護の重要性を認識し、個人情報保護マネジメントシステムを導入致しました。 当法人で業務に従事する全ての者が、このシステムを遵守し、お客様よりお預かりした大切な個人情報について、安全に管理し、適切に利用するよう努めてまい ります。 また個人情報の保護を図ることを社会的責務として認識し、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めてまいります。

  1. 事 業の内容及び規模を考慮し、適切な個人情報の取得、利用及び提供を行う。 特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取り扱い(目的外利用)を行わないようにするため、個人情報の利用目的を明確にして取得、その後 の全ての取り扱いの局面において、この個人情報の利用目的を継承して、取り扱う。 また、個人情報へのアクセス管理等の安全管理措置を行って、目的外利用を防止する。
  2. 個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範の制定・改廃状況に注視し、必要に応じて速やかに個人情報保護マネジメントシステムに反映する。
  3. 個人情報の漏えい、滅失、又はき損の防止を図るため、組織的、人的、物理的及び技術的な安全管理措置を行う。 並びに不適合が発生した場合、その原因を除去し再発しないように是正処置をする。
  4. 苦情及び相談に対して適切かつ迅速に対応するため、苦情及び相談対応の責任者や手順等を定めて対応する。 また、問題の及ぶ範囲を最小限にするように適切に処置をする。
  5. 内部監査の結果、苦情及び相談、社会情勢の変化や技術の進歩等を通して、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行う。
  • 制   定:平成25年1月1日
  • 最終改定日:平成25年1月1日
  • 株式会社ILSシモダオフィス
    ファウンダー/チェアマン 下田 佳男
個人情報保護に関する苦情及び相談などのお問合せは、下記窓口にお願い致します。
個人情報保護管理責任者 飯田 哲也
苦情・相談窓口 大川
所在地 〒107-0052 東京都港区赤坂二丁目23-1 アークヒルズフロントタワーRoP806号
電話 03.6441.2423(受付時間 平日9:00~18:00)
ファクシミリ 03.5575.7809(24時間受付)
メールでのお問い合わせ info*ils-co.jp
メールをお送り頂く際には、お手数ですが"*"を"@"にご変更下さい

取得する個人情報及び利用目的

当 法人は、個人情報を本人から直接書面によって取得する場合、利用目的を明示し、本人の同意を得て行います。 個人情報を本人から直接書面によって取得する以外の方法で取得した場合の利用目的は、下記の通りです。 また、取得した個人情報を利用し、提供する場合は、同意のあった利用目的の範囲内で行い、取得した個人情報への、不正アクセス、紛失、破壊、改竄等が起こ らない様、適切な対策を講じます。また適宜これを見直し是正致します。

1. 取得する個人情報は以下の通りです。

申 請情報の、氏名、生年月日、職業、性別、配偶者、国籍、出生地、国内外住所、電話番号、査証、旅券、在留資格、外国人登録、再入国、就労資格証明、資格外 活動許可、勤務先、雇用、学歴、経歴、身元保証人・届出、職歴、家族状況、過去の出入国歴、犯罪歴、代理人、再入国歴、研修、技能実習、興行、等に関する 情報。

2. 個人情報の利用目的

本人から直接書面によって取得する以外の方法で、個人情報を取得した場合の利用目的は次の通りです。

  1. 申請人のビザ、在留資格に関するコンサルティング業務
  2. 申請人の在留資格認定証明書交付申請に関するコンサルティング
  3. 申請人の在留期限のデータ管理及び、更新時期の事前通知
  4. 申請人に係る各種在留関係の申請に関するコンサルティング(在留期間更新、在留資格変更、再入国許可、資格外活動等)
  5. ハウスメイドのビザに関するコンサルティング
  6. 各種申請書類の作成・入国管理局に対する申請取次
  7. 許可証印(申請許可スタンプ等)の受領、書類の発送・返却

3. 第三者への提供について

法律に基づく命令並びに本人所属会社からの依頼等を除いて、事前に本人の同意を頂かずに、第三者へ提供することは有りません。

4. 委託について

委託するに当たって、委託先を評価・選定し、契約書に基づき監督致します。

  1. 地方入国管理局へ申請取次を行うために、個人情報を提携行政書士事務所へ委託致します。
  2. 文書を翻訳するために、個人情報を翻訳業者へ委託致します。

5. 開示対象個人情報に関する事項の周知

個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、及び第三者への提供の停止)を求める場合、「開示等の申出書」の様式を利用して、ご請求下さい。

(1) 事業者の名称
株式会社ILSシモダオフィス
(2) 個人情報保護管理者の氏名及び連絡先
氏名:飯田 哲也
役職:代表取締役
電話:03.6441.2423
(3) 開示対象個人情報の利用目的
  1. 当社の従業者、求職者及び退職者等の個人情報法令に基づく人事、労務管理及び採用等のために利用します。
  2. お客様の個人情報 上記「2. 個人情報の利用目的」の通りです。
(4) 開示対象個人情報の取り扱いに関する苦情の申し出先
電話:03.6441.2423(月-金 ただし祝祭日・年末年始を除きます 9:00-17:00)
(5) 開示対象個人情報の開示等の要求をされる場合の手続き
開示対象個人情報の開示等(利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止)の要求をされる場合は、次の手続きをお願いします。
  1. 申し出先への申し出
    (4) に示す申し出先に申し出て下さい。申し出先よりお客様へ弊社所定の「個人情報開示等申出書」等の書類を郵送にてお送り申し上げますので、「個人情報開示申出書」に記入して、ご返送をお願い申し上げます。
  2. ご本人または代理人であることの確認書類のご郵送
    「個人情報開示申出書」に同封して、ご本人であることを確認できる公的証明書(免許証・旅券等)の写しを弊社へご郵送頂きます。弊社にて、お客様よりお送 り頂いた書類の内容を確認し、回答書をお客様に郵送にてお送り申し上げます。尚、ご本人で在る事を確認できる公的証明書(免許証・旅券等)の写しに機微な 情報(本籍等)は弊社へご郵送前に消して頂く様お願い申し上げます。また、代理人の場合は、ご本人であることを確認できる公的証明書(免許証・旅券等)の 写しの他に、次の代理権確認書類を同封の上、弊社へご郵送頂きます。
    • 法定代理人の場合…戸籍謄本または法定代理権を証する書面(例:子の出生証明書等)
    • 委任代理人の場合…委任状と印鑑登録証明書または署名証明書(*)
      *委任状に押印した印鑑または署名について3ヶ月内発行のもの
  3. 手数料のお支払い
    利用目的の通知、及び開示の要求をされる場合は、一回につき300円(税込、切手)の事務手数料を申し受けます。

6. 個人情報の非開示について

次の場合には、開示をお断りさせて頂きます。

  • ご本人の確認ができない場合
  • 代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
  • 提出頂いた個人情報開示請求書に不備がある場合
  • 事務手数料をお支払い頂かない場合
  • ご請求のあった個人情報が弊社の「保有個人データ」に該当せず弊社に開示の権限が無い場合
  • ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれが有る場合
  • 弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれが有る場合
  • 他の法令に違反することとなる場合
ページの上部へ戻る